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Tips para Organizar la Información de tus Clientes

Tips para Organizar la Información de tus Clientes

Cuando empecé a trabajar como Community Manager se me hizo bastante dificil el tema de Organizar los archivos, artes gráficos, copys e información general de mis clientes. Tanto asi, que una vez uno de ellos me dijo: “Ey Bea, definitivamente tu sabes lo que tienes en tu pc , porque yo me pierdo ahi” jajaja, yo muy orgullosa le dije: “Pa´que tu veas” jajaja.

Pero eso no es algo de que enorgullecerse , así que no lo hagan.

De ahi partió mi necesidad de organizar y mantener todo adecuado de manera que cualquiera pudiese ubicarse fácilmente al momento de buscar alguna información “x”. ¿No sé si les pasa que cuando tienen el cuarto vuelto un desastre o la casa toda revuelta , así mismo tienen la cabeza? Bueno, así, era necesario ordenar.

Para esto y basado en mi experiencia y mi realidad, como siempre digo, sin falsas caretas de positivismo tóxico (jajaja en serio que me molesta)  te voy a dar los tips que a mi me han funcionado hasta ahora y que tú puedes adaptarlo a tus necesidades.

  1. Usa herramientas Online donde puedas tener acceso desde tu celular o cualquier computadora. Y la herramienta que se lleva el primer puesto para sacarte de apuros es : One Note. Fíjate que ahí yo tengo, hashtags que uso en todas las cuentas que manejo por si tengo que publicar algo manual de improvisto, contraseñas, correos, links para compartir acortados de todas las redes sociales de mis clientes incluso las mías, allí incluso voy redactando copys o cosas que se me ocurran , para no pasarlas por alto, una de las carpetas las comparto con alguien de mi equipo de trabajo y simultáneamente esa persona ve cuando yo agrego algo. Es super genial.
  2. Usa Google Drive, creo que ya esto te lo he recomendado miles de veces , pero es que no me voy a cansar de hacerlo, todo en un solo lugar de forma organizada lo puedes tener alli y puedes liberar espacio de tu pc o tu disco duro externo. Alli puedes grabar información antigua o cualquier otra que decidas compartir y editar con alguien al mismo tiempo en linea. Incluso esta herramienta te dice que se modifico y quien lo modificó ¿que tal ? son 15gb disponibles y Gratis para empezar a usar desde ya.
  3. Yo organizo en mi computadora todo por clientes. Luego coloco Red Social, Mes , Copy del mes , artes del mes y adentro de cada carpeta hago otra categoria que dice semana 1 , semana 2 … También agrego carpetas de ideas de diseños, fotos enviadas por el cliente, videos, entre otras cosas que seguro ya se te están ocurriendo a medida que vas leyendo este blog.
  4. También puedes organizar todo en Dropbox, a mi me resulta genial, antes la usaba mucho pero la dejé sólo para los recursos  que regalo y vendo en esta página.

Les cuento que tengo un cliente que sabe muy bien como tener sus cosas organizadas y que sabe muy bien como sacarle provecho al Google Drive, pero se le pasó algo, cuando creaban carpetas , si alguien lo hacia desde su correo personal y lo compartía con el correo de mi cliente , lo podía usar, pero si ésta persona borraba el archivo desde su correo porque era el Propietario le quitaba el acceso a mi cliente y así fue que nos percatamos de tanta información perdida.

¿Por que les cuento esto ? Yo escuchaba todos los días decir a este cliente, “pero es que eso esta ahí, yo lo vi con mis propios ojos”, obviamente ya yo sabía que había a posibilidad de que esto fuese sucedido y se lo demostré con archivos en los que este cliente no era propietario y que eran archivos que actualmente se usan. ¿Cuál es la solución para que esto no suceda? Descarga el archivo y vuélvelo a subir como si fuera tuyo y elimina ese que se había creado por otro correo.

Consejo: Delega algunas cosas, no todas y organízate.

Atentamente , Bea.

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